Tips Mengadakan Acara Workshop Sendiri

3:02 PM

Aku mulai mengadakan workshop craft dari tahun 2011 bertepatan dengan event Craft Carnival di Bentara Budaya Yogyakarta. Awalnya aku kurang tahu bagaimana caranya, tapi nekat aja toh pemateri workshop adalah teman sendiri hehe. Sampai akhirnya ditahun-tahun berikutnya aku sudah membuatkan banyak sekali workshop bekerjasama dengan kafe, hotel, concept store (biasanya mereka mengajak kerjasama untuk mencari pengunjung), komunitas, maupun dengan crafter/maker-nya itu sendiri. Bukan perjalanan yang tanpa belajar kalau aku bisa bilang. Hal sederhana dari mencari tempat, sampai yang susah diprediksi yaitu menentukan materi workshop apa yang kiranya bisa menarik peserta. 

Sekarang, EO yang mengurusi workshop craft sudah menjamur dibeberapa kota di Indonesia, jadi bukan perkara yang susah untuk meminta bantuan atau bekerjasama untuk mengadakan workshop. Bekerjasama membuat workshop dengan EO tentunya akan ada plus dan minusnya, plusnya antara lain: kalian tidak perlu repot-repot mencari tempat untuk acara, mencari peserta dan sponsor, kalian hanya fokus pada hari H workshop kalian. Minusnya tentu akan ada pembagian biaya yang secara nggak langsung akan dibebankan dari menaikkan biaya workshop. Nah begitu pun kalau kalian ingin secara mandiri mengadakan workshop, ada plus dan minusnya juga. Tetapi nggak ada salahnya lho kalau kita belajar mengadakan workshop sendiri. Selain bisa irit biaya, kita juga jadi tahu bagaimana prosesnya (susah dan gampangnya) membuat acara untuk diri sendiri. 

Kalau kalian adalah seorang crafter/maker yang penasaran atau mau mencoba mengadakan workshop sendiri tetapi masih ragu-ragu karena merasa tidak berpengalaman dalam organize event, aku berikan beberapa tipsnya nih.

1. Survey materi yang diminati target peserta kalian
Penting banget ini! Ada beberapa workshop yang sering aku tolak karena materi yang akan mereka workshopkan tidak cocok dengan minat target pesertaku. Gampangnya seperti ini, kalau target peserta kita adalah pecinta home decor, kita tidak bisa menawarkan workshop yang tidak berkaitan dengan home decor. Cara mengetahui materi yang menjadi minat target peserta kalian adalah dengan menanyakan pada mereka. Bisa melalui polling atau aplikasi survey yang bisa kita gunakan di media sosial. 



2. Tentukan harga workshop kalian, sesuaikan dengan target peserta
Dulu waktu awal-awal mengadakan workshop, terutama di Yogyakarta, sering dibayang-bayangi perkataan banyak orang:"yang murah aja, kalau mahal-mahal nggak akan ada yang mau ikutan". Nah, memang sih ada benarnya, tetapi ada kalanya materi workshop yang kita adakan menggunakan banyak alat dan bahan yang tidak murah jadi kita tidak bisa memberikan harga murah juga (kecuali kalau mau rugi ya haha). Belum lagi ternyata ada lho yang ikutan workshop mahal karena memang segmentasi pasarnya pas. Ini yang terjadi waktu aku pertama kali memberikan harga mahal pada beberapa workshop yang aku adakan di sebuah hotel di Yogyakarta, dan ternyata tetap banyak yang ikut. Jadi target peserta seperti apa yang kalian harapkan bisa ikutan, berikan harga sesuai segmentasi pasar itu, jangan selalu mendengar omongan orang lain tetapi juga perhatikan biaya yang kalian keluarkan untuk membuat workshop tersebut agar tidak rugi.  

3. Cari tempat
Tempat seperti apa yang kiranya cocok dengan workshop kalian, apakah di studio sendiri? kafe? hotel? coworking space? lalu coba melobi juga apakah pemilik tempat bisa diajak kerjasama dengan barter sponsorship? Ini untuk kalian yang ingin mengirit tdak membayar tempat :p. Aku sendiri selalu menawarkan dengan barter pembelian makanan ditempat tersebut untuk snack peserta workshop (kalau tempat yang kita pakai berupa kafe). Pokoknya barter yang sekiranya juga menguntungkan pihak pemilik tempat.



 4. Cari sponsor
Banyaknya voucher, hadiah, atau goodie bag juga bisa berpengaruh pada banyaknya peserta yang ikutan lho. Selain itu keuntungan lainnya untuk kita, yaitu bisa untuk mengurangi pengeluaran workshop kita, asalkan sponsor yang kita ajukan adalah yang berkaitan dengan materi workshop. Contohnya jika kalian mengadakan workshop membuat ilustrasi, kalian bisa mencari sponsor seperti toko kertas dan stationery, toko alat kesenian, atau toko yang membuat bingkai. Kalau mereka tertarik dengan acara kalian, mereka akan memberikan peralatan atau produk yang mereka miliki untuk digunakan waktu workshop sebagai bentuk sponsorship. Nah kan lumayan untung jadi irit tidak membeli alat dan bahan. 

Berikan kontra prestasi yang mereka inginkan dan merasa diuntungkan. Ini juga sering jadi masalah atau penyebab dari sponsor enggan menerima kerjasama, karena kadang beberapa partner selalu menawarkan hal yang tidak menguntungkan buat sponsor. Sponsor tidak melulu hanya ingin dimention atau ditag atau disebutkan di postingan media sosial, beberapa sponsor kadang ingin sesuatu yang lebih menguntungkan, seperti minta dibikinkan video waktu pelaksanaan workshop karena alat dan bahan yang digunakan peserta merupakan produk sponsor, atau bisa juga sponsor ingin mendapatkan review langsung dari peserta workshop yang menggunakan produk mereka. Ini berarti kita harus lebih kreatif dalam menawarkan keuntungan timbal balik yang dapat menarik perhatian dari pihak sponsor.  

Kalau kalian merasa kurang percaya diri mengajukan kerjasama dengan sponsor perusahaan besar, kalian bisa menawarkan pada teman yang memiliki bisnis sendiri, atau beberapa tempat bisnis lokal di sekitar rumah kalian. Meskipun cuma dapat barang kecil-kecil dan beberapa voucher dari resto dekat tempat workshop, itu sudah lumayan banget kalau dikumpulkan :)

5. Mendekor tempat workshop
Beberapa peserta workshop pasti ada yang selalu ingin mengabadikan kegiatan mereka di media sosialnya, dan ini sangat menguntungkan kita jika tampilan atau dekorasi workshop kita menarik untuk ikut diabadikan oleh mereka. Jadi merasa dipromosikan secara gratis kan? Tidak ada salahnya untuk mendekorasi tempat dengan cantik ya, jangan lupa hitung juga budget untuk keperluan dekorasi ;)




6. Membuat membership card
Kalau kalian ingin mengadakan workshop secara rutin, lebih baik mulai memikirkan untuk membuat grup dan membership card. Hal ini penting karena secara tidak langsung kalian sudah membuat komunitas sendiri, kalian jadi tidak susah-susah mencari peserta untuk workshop berikutnya karena sudah memiliki target pasar. Kartu keanggotaan juga bisa digunakan untuk promosi diskon keikutsertaan peserta di workshop berikutnya sehingga bisa menarik keanggotaan baru yang ingin mendapatkan fasilitas serupa dengan yang sudah menjadi anggota. 

Bagaimana tipsnya? semoga membantu ya, dan selamat mencoba membuat workshop sendiri :)




Cheers,
Lucia Berta


Foto: dokumentasi Folksy Magazine

You Might Also Like

0 comments

Subscribe